Algemene voorwaarden

Artikel 1. Voorwerp

De huidige algemene voorwaarden ("AV") regelen de contractuele relaties tussen Caeterra SAS, vennootschap naar Frans recht waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 17 boulevard de Strasbourg, 62000 Arras (Frankrijk), ingeschreven onder het SIREN-nummer 921 547 956, en haar zakelijke klanten ("de Klant").

Deze AV zijn van toepassing op elke dienst geleverd onder het merk Easy to Change, met name : de levering en installatie van asbakken, de periodieke ophaling van peuken, de recycling of energetische valorisatie van peuken, en alle aanverwante diensten (bewustwording, kwartaalrapportage, audit van rookzones).

Elke bestelling impliceert de onvoorwaardelijke aanvaarding van deze AV door de Klant. Eventuele bijzondere voorwaarden van de Klant zijn slechts tegenstelbaar aan Caeterra SAS na uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding.

Artikel 2. Bestelling en aanvaarding

Een bestelling wordt gevormd door de ondertekening door de Klant van een door Caeterra SAS opgestelde offerte. De offerte vermeldt de bestelde diensten, de toepasselijke tarieven, de uitvoeringstermijn, de installatieadressen en de duur van het contract.

De offerte is geldig gedurende 30 dagen vanaf de uitgiftedatum, behoudens andersluidende vermelding. Na deze termijn behoudt Caeterra SAS zich het recht voor de voorgestelde tarieven en voorwaarden aan te passen.

Voor offertes geleverd via online formulieren (op de website easytochange.co), bevestigt Caeterra SAS de bestelling per e-mail binnen 24 werkuren na ontvangst van de ondertekende aanvaarding.

Artikel 3. Prijzen en facturatie

De tarieven worden vastgesteld in euro's, exclusief btw. De toepasselijke btw is die van toepassing op de datum van facturatie volgens de Europese B2B-regels (intracommunautaire verlegging in Nederland en België voor klanten met een geldig btw-nummer).

Het maandelijkse of jaarlijkse tarief omvat : de levering en installatie van het meubilair, de geplande ophalingen, de recycling of valorisatie van peuken, het kwartaalafgiftebewijs, het onbeperkt onderhoud van het meubilair, en de aanvankelijke briefing van het personeel.

Tariefaanpassingen kunnen jaarlijks worden toegepast op de verjaardag van het contract, met een maximum van 5% per jaar of gelijk aan de geharmoniseerde consumentenprijsindex (CPI Eurostat), naar gelang welke het hoogste is. Elke verhoging buiten deze grenzen vereist de uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de Klant.

Aanvullende of buitengewone diensten (eenmalige aanvullende ophalingen, specifieke personalisaties, dringende interventies) worden gefactureerd volgens een aparte offerte, vooraf gevalideerd door de Klant.

Artikel 4. Betalingsvoorwaarden

De standaardfacturatie wordt per kwartaal uitgevoerd, na vervaldag. Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na ontvangst, per bankoverschrijving naar het IBAN-rekeningnummer vermeld op de factuur.

Voor de jaarlijkse formules kan de Klant kiezen voor een eenmalige facturatie aan het begin van het contractuele jaar, met een commerciële korting van 2%.

In geval van laattijdige betaling worden verwijlrente verschuldigd zonder voorafgaande ingebrekestelling, berekend tegen het tarief van de Europese Centrale Bank verhoogd met 10 procentpunten, in overeenstemming met de Europese richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarbovenop is een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van 40 € verschuldigd (art. 6, richtlijn 2011/7/EU).

Geschillen over een factuur moeten binnen 15 dagen na ontvangst schriftelijk worden gemeld, op straffe van verval van het recht om de betaling te betwisten.

Artikel 5. Duur en verlenging

De standaardduur van het contract bedraagt 12 tot 48 maanden, gespecificeerd in de offerte volgens de afschrijvingstermijn van het geïnstalleerde meubilair en de gekozen formule. De aanvangsdatum komt overeen met de datum van de eerste installatie op de site.

Het contract wordt stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van 12 maanden, behoudens kennisgeving van niet-verlenging door een van de partijen, verzonden per aangetekend schrijven of e-mail met ontvangstbevestiging ten minste 3 maanden vóór de vervaldag.

Drie maanden vóór de vervaldag neemt Caeterra SAS contact op met de Klant om de balans op te maken en de mogelijke opties te bespreken (verlenging op dezelfde voorwaarden, heronderhandeling, uitbreiding, stopzetting).

Artikel 6. Uitvoering van de dienst

Caeterra SAS verbindt zich tot het naleven van de geplande uitvoeringstermijnen : levering en installatie van het meubilair binnen 2 tot 4 weken na ondertekening van de offerte; eerste ophaling 4 tot 6 weken na installatie; volgende ophalingen volgens de overeengekomen frequentie (per kwartaal, maandelijks, of andere).

De ophalingen worden uitgevoerd door logistieke partners die officieel zijn erkend voor het transport van gevaarlijk afval, in overeenstemming met de toepasselijke wetgevingen (Wet milieubeheer in Nederland, Afvalstoffenrecht in Vlaanderen / Brussel / Wallonië in België).

Voor elke ophaling levert Caeterra SAS een afgiftebewijs af in PDF-formaat, met traceerbare informatie : aard van het afval (EURAL-code 20 01 41), gewicht, datum, transporteur, verwerkingsinstallatie. Een geconsolideerd kwartaalrapport wordt automatisch verzonden naar de aangewezen contactpersoon.

De recycling van peuken wordt uitgevoerd via twee mogelijke routes : materiaalrecycling (door onze industriële partner MéGO, gevestigd in Frankrijk) of energetische valorisatie (in een regionale gecertificeerde cementoven). De keuze van de route is vastgelegd in de offerte volgens de duurzaamheidsstrategie van de Klant.

Artikel 7. Verplichtingen van de klant

De Klant verbindt zich tot :

• Het verschaffen van toegang tot de site voor installatie, ophaling en onderhoud, volgens vooraf afgesproken tijdsloten;
• Het aanwijzen van een interne contactpersoon (facility management, schoonmaak, duurzaamheid) als bevoorrechte gesprekspartner;
• Het correct gebruik van het meubilair en het signaleren van elke abnormale schade of slijtage;
• Het naleven van de fiscale en regelgevende verplichtingen die op hem rusten als afvalproducent;
• Het binnen de overeengekomen termijnen betalen van de facturen.

Artikel 8. Eigendom van het meubilair

Het meubilair geïnstalleerd door Caeterra SAS blijft de exclusieve eigendom van Caeterra SAS gedurende de hele duur van het contract. De Klant beschikt over een gebruiksrecht in het kader van de overeengekomen dienst.

Aan het einde van het contract heeft de Klant de keuze tussen : (i) het meubilair laten ophalen door Caeterra SAS, zonder kosten; (ii) het meubilair behouden tegen een symbolisch bedrag van overdracht, op voorwaarde van schriftelijke aanvaarding door beide partijen.

Elke schade veroorzaakt aan het meubilair anders dan door normale slijtage (vandalisme, oneigenlijk gebruik, brand niet toe te schrijven aan een gebrek in het materieel) is ten laste van de Klant na technische vaststelling.

Artikel 9. Beëindiging

Elke partij kan het contract beëindigen in geval van zware fout van de andere partij die niet wordt verholpen binnen 30 dagen na een ingebrekestelling per aangetekend schrijven of e-mail met ontvangstbevestiging.

Worden met name beschouwd als zware fouten : niet-betaling van facturen meer dan 60 dagen na vervaldag, herhaalde weigering van toegang tot de site, niet-naleving van wettelijke verplichtingen die het uitvoeren van de dienst onmogelijk maken.

Beëindiging buiten een geval van zware fout impliceert het verschuldigd zijn van een schadevergoeding gelijk aan 50% van het bedrag dat verschuldigd zou zijn geweest tot het einde van het contract, met een minimum van drie maanden facturatie.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

Caeterra SAS verbindt zich tot een middelenverplichting in de uitvoering van zijn diensten. Zijn aansprakelijkheid is beperkt tot directe en voorzienbare schade en kan in geen geval het bedrag van de tijdens de laatste 12 maanden door de Klant betaalde facturen overschrijden.

Caeterra SAS is niet aansprakelijk voor indirecte schade (exploitatieverlies, winstderving, imago-schade) noch voor schade veroorzaakt door overmacht in de zin van het toepasselijk recht.

Caeterra SAS beschikt over een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering aangepast aan zijn activiteit, waarvan de coördinaten op verzoek aan de Klant kunnen worden meegedeeld.

Artikel 11. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Beide partijen verbinden zich tot het vertrouwelijk houden van alle informatie van commerciële, technische, financiële of strategische aard waarvan zij in het kader van het contract kennis kunnen nemen, gedurende de hele duur van het contract en gedurende 3 jaar na de afloop ervan.

De verwerking van persoonsgegevens (interne contactpersonen, ondertekenaars, factureringscontacten) wordt uitgevoerd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening 2016/679) en wordt gedetailleerd beschreven in het privacybeleid beschikbaar op easytochange.co.

Artikel 12. Geschillen en toepasselijk recht

De huidige AV zijn onderworpen aan het Frans recht. In geval van geschil zullen de partijen er prioritair naar streven een minnelijke oplossing te vinden binnen een termijn van 30 dagen vanaf de schriftelijke kennisgeving van het geschil.

Bij gebreke aan een minnelijke oplossing zijn de rechtbanken van Arras (Frankrijk) als enige bevoegd, niettegenstaande pluraliteit van verweerders of beroep in vrijwaring. Niettemin behouden klanten die als consument handelen hun recht op toegang tot de rechtbanken van hun woonplaats overeenkomstig de Brussel I-bis verordening (1215/2012, art. 17-19).

Voor B2B-klanten in Nederland en België is uitdrukkelijk overeengekomen dat het Weens Koopverdrag (CISG) niet van toepassing is.

Laatste bijwerking : mei 2026 — versie 1.0